general terms
and conditions
ENGLISH VERSION
1. Organiser
The event "Cologne Calling" (hereinafter "the Event") is organised by:
Cologne Calling GbR
Förster Sons-Straße 1
42799 Leichlingen, Germany
info@colognecallingwcs.com
Tel: +49 172 2917195
All claims and enquiries must be directed exclusively to the organiser at the address above.
2. Preamble / Scope
By purchasing a ticket or completing a registration for Cologne Calling, the participant accepts these Terms and Conditions in full. These Terms apply to all ticket categories and registrations for the Event.
The event offerings on the Cologne Calling website do not constitute a legally binding offer within the meaning of §§ 145 ff. BGB, but rather an online catalogue. A binding contract is concluded only upon written booking confirmation or issuance of tickets by Cologne Calling GbR via email.
3. Tickets & Registration
3.1 Registration Process
Registrations are processed in order of receipt. The number of participants is limited. If participation is not possible due to overbooking, participants will be notified promptly and any payment received will be refunded in full.
In order to maintain a good balance between Leaders and Followers, the organiser actively manages the ratio of registrations per role. If the Event is sold out in a participant's registered role, or if admitting the registration would create an unacceptable imbalance in the Leader/Follower ratio, the registration may be placed on the waiting list rather than confirmed. Being on the waiting list does not constitute a confirmed booking and does not guarantee admission to the Event.
All registration deadlines must be observed. If tickets remain available after the pre-sale deadline, they may be purchased at the event box office, subject to availability.
Oral agreements are non-binding unless confirmed in writing via email.
3.2 Payment
After booking, participants receive a confirmation email with a reference to their danceapp.net account, where all payment details are available. Payment must be completed within 14 days of the booking confirmation. Registration is considered confirmed only upon receipt of full payment, which will be acknowledged by a payment confirmation in the participant's danceapp.net account.
Payment can be made by bank transfer or via Stripe (credit/debit card). For international bank transfers, any bank fees incurred are borne by the participant. Stripe processing fees, where applicable, are also borne by the participant.
In the event of non-payment within the payment deadline, Cologne Calling GbR reserves the right to cancel the registration. The payment obligation of the registered person does not lapse in the event of such cancellation.
Tickets and vouchers are issued only after full payment has been received.
3.3 Exclusion of Statutory Withdrawal Right
Pursuant to § 312g para. 2 no. 9 BGB, the statutory 14-day right of withdrawal that normally applies to online purchases does not apply to contracts for leisure event services where the contract specifies a particular date of performance.
Cologne Calling is a leisure event with a fixed date. Accordingly, no statutory right of withdrawal exists for ticket purchases. Once your booking is confirmed, you are bound by the contract and the Refund Policy in §5 applies instead.
ℹ️ This exemption is provided for by EU law (Art. 16(l) of Directive 2011/83/EU) and is implemented in German law via §312g para. 2 no. 9 BGB. It is standard for all fixed-date events including concerts, festivals, and sports events. Your rights under §5 of these Terms are unaffected.
3.4 Invoice Requests
If you require an invoice or have specific invoicing requirements, please notify us at the time of registration.
4. Ticket Categories & Roles
Tickets are issued for specific roles and categories. The following role definitions apply:
- Leader Pass: valid for participants registered as Leaders.
- Follower Pass: valid for participants registered as Followers.
- Joker Pass: valid for participants who may dance either role, subject to availability and current role balance.
The organiser reserves the right to manage the ratio of Leaders to Followers across all ticket categories to ensure a balanced event experience. Registration in a specific category may be refused or placed on a waiting list if the relevant category is full.
5. Refund Policy
5.1 Cancellation by Participant
Your registration is binding. However, if you are unable to attend, you may cancel in writing and receive a partial refund according to the following schedule. The refund tiers reflect the organiser's increasing costs and commitments as the Event approaches.
- Cancellation on or before 14 October 2026 (inclusive): 75% of the ticket price paid will be refunded. At this stage, the organiser can still realistically fill your place.
- Cancellation on or before 14 December 2026 (inclusive): 50% of the ticket price paid will be refunded. At this stage, planning and supplier commitments are substantially in place.
- Cancellation after 14 December 2026: No refund will be granted. At this point, costs are fully committed and it is unlikely that your place can be filled.
All cancellations must be submitted in writing (by email to info@colognecallingwcs.com or by post to the address above). The date of receipt of the written cancellation by Cologne Calling GbR determines which refund tier applies. Refunds will be processed within 30 days of the cancellation confirmation.
ℹ️ Discounts received through competitions, partnerships, or similar promotions are not considered when calculating refund amounts — the refund percentage applies to the amount actually paid. Monetary vouchers (e.g. gift vouchers purchased in advance) are taken into account at their paid value. Free Passes redeemed at zero cost result in a refund of zero.
5.2 Non-Attendance
If you do not attend the Event and have not submitted a written cancellation in advance, no refund will be issued. The cancellation deadlines and refund tiers in §5.1 apply exclusively to written cancellations received before the Event.
Partial attendance does not entitle the participant to a partial refund (e.g. arriving on Saturday does not entitle the participant to a refund for a Friday ticket).
Where a single booking covers multiple participants and only some tickets are not collected, a refund of 75% applies to the uncollected portion, provided that a written cancellation was submitted for that portion in accordance with the deadlines in §5.1.
5.3 No Refund for Programme Changes
There is no entitlement to a refund in the event of changes to the teaching team, individual workshop content, performers, or supporting programme, including cancellations due to illness, travel disruption, or other circumstances affecting instructors or artists.
6. Ticket Transfers
If you have purchased a ticket but are unable to attend, you may transfer your ticket to another person free of charge, subject to the following conditions:
- Transfer requests must be submitted by email to info@colognecallingwcs.com and are subject to explicit approval by Cologne Calling GbR.
- Requests must be submitted at least 7 days before the first day of the Event.
- The request must include the full name and contact details of both the transferring party and the intended recipient, as well as the recipient's role (Leader / Follower / Joker), workshop level, WSDC number (if applicable), and country of residence.
- Follower Passes may be transferred to another Follower or to a Leader.
- Leader Passes may only be transferred to another Leader.
- Joker Passes may only be transferred to a Leader or another Joker participant.
- All transfers are subject to the current balance of registrations. A transfer may be declined if it would create an imbalance in the Leader/Follower ratio.
- Free Passes (Freepasses) cannot be transferred.
- Competition entries, if included in a ticket, are transferred with the ticket. If the new attendee does not use them, they expire without refund.
Cologne Calling GbR will confirm approved transfers by email. Until confirmation is received, the original registration remains in effect.
7. Free Passes & Vouchers
Free Passes awarded through competitions are valid only in the year in which they were issued and must be redeemed by the registration deadline published on the Event website for the relevant year. After this date, availability cannot be guaranteed.
All discounts (including Free Passes, promotional codes, and partner discounts) must be indicated at the time of registration. Discounts cannot be applied retroactively.
No replacement or refund will be provided for lost, unused, or expired Free Passes or vouchers.
8. Event Cancellation & Programme Changes
8.1 Cancellation by the Organiser
The organiser reserves the right to cancel the Event due to insufficient registrations or force majeure (including, but not limited to, fire, natural disasters, pandemic-related governmental orders, or other circumstances beyond the organiser's reasonable control).
In the event of a full cancellation by the organiser, ticket holders will be refunded the face value of their ticket within 60 days of the originally planned Event end date. No further claims — including costs for travel, accommodation, or pre-sale fees — can be made against the organiser.
8.2 Partial Cancellation
Should individual parts of the Event be cancelled — for example, if a specific evening party must be called off due to governmental health orders, venue restrictions, or other compelling circumstances — participants will receive a proportional refund corresponding to the fair value of the cancelled component relative to the overall ticket price.
The cancellation of individual programme elements (such as one evening event out of several) does not entitle participants to withdraw from their booking in its entirety, provided the Event otherwise takes place as planned. Participants remain bound by their registration for the portions of the Event that do take place.
8.3 Programme Changes
The organiser reserves the right to make changes to the Event programme, including changes to instructors, performers, workshops, and supporting events. In justified cases, the organiser may engage replacement instructors or performers. Such changes do not entitle participants to a refund, in whole or in part.
8.4 Postponement or Merger
If the Event cannot proceed as planned — for example because the minimum number of registrations required to run the event viably has not been reached — the organiser reserves the right to postpone the Event to a later date or to merge it with another West Coast Swing event. Participants will be informed as early as possible.
In such cases, participants who are unable or unwilling to attend on the new date or at the merged event have the right to withdraw from the contract and will receive a full refund of the ticket price paid. However, no compensation will be paid for costs already incurred by the participant, such as travel bookings, accommodation, or similar expenses — except where such costs resulted directly from gross negligence on the part of Cologne Calling GbR.
9. Accommodation
Cologne Calling takes place at Hotel Leonardo, Cologne. Room bookings are made directly between participants and the hotel and constitute a separate contract to which Cologne Calling GbR is not a party.
Cologne Calling GbR does not guarantee the availability of rooms at the event venue. Room availability is limited and allocated on a first-come, first-served basis. An event ticket does not constitute a hotel room reservation or guarantee of accommodation.
Participants are responsible for arranging their own accommodation. Cologne Calling GbR accepts no liability for the unavailability of rooms at the event venue or for any costs incurred as a result. We recommend booking accommodation early.
10. Ticket Collection & Wristbands
All tickets are collected exclusively at the on-site check-in desk upon presentation of a valid government-issued photo ID (such as a passport, national identity card, or driving licence). Check-in opening times will be published on the Event website.
Entry authorisations are issued in the form of wristbands. Wristbands must be worn on the wrist at all times during the Event and must be presented on request. They must be attached in such a way that they cannot be removed over the hand without cutting.
Once a wristband has been removed or cut, it is no longer valid. In the event that a wristband becomes damaged or defective through normal wear during the Event, a replacement wristband will be issued upon presentation of the damaged original at the check-in desk. No replacement will be issued without the damaged original.
Entry authorisations (wristbands) may not be copied, altered, or misused. By using the entry authorisation, the participant expressly accepts the house rules of the event venue.
11. Event Rules & Conduct
11.1 General Rules
- Participants must wear their wristband at all times and present it upon entry to workshops, parties, and other programme elements.
- Participants must comply with the decisions of instructors and the organiser during the Event, including during auditions and role assessments.
- Smoking is not permitted in the event rooms.
- The organiser reserves the right to exclude participants who are visibly and severely intoxicated from the Event or parts thereof, without refund.
- The organiser reserves the right to exclude any participant from the Event without refund if they fail to comply with these Terms, the house rules of the venue, or the reasonable instructions of the organiser's staff.
11.2 Health & Illness
Participants are asked not to attend the Event if they are experiencing symptoms of a communicable illness (such as fever, respiratory infection, or gastrointestinal illness). By attending, participants confirm that they are not aware of being infected with any communicable illness that could put other participants at risk.
The organiser reserves the right to refuse entry to or exclude any participant whose condition poses a recognisable health risk to others, without obligation to refund the ticket price.
ℹ️ This clause is not intended to discourage attendance by participants with pre-existing conditions unrelated to communicable illness. It applies specifically to acute infectious illness and is designed to protect all participants and staff.
11.3 Underage Participants
Participants under the age of 18 must be accompanied by a legal guardian after midnight. Please provide the name of your legal guardian at check-in.
11.4 Hotel Venue Conduct
As the Event takes place within Hotel Leonardo, participants are expected to respect the hotel's house rules and to conduct themselves appropriately in all shared hotel areas at all times. Cologne Calling GbR is not a party to any agreement between participants and the hotel and accepts no liability for consequences arising from a participant's conduct toward the hotel, including noise complaints, damage to hotel property, or removal from hotel premises.
11.5 Lost & Found
Items left at the event venue will be held for 30 days after the last day of the Event. Participants may enquire about lost items by contacting info@colognecallingwcs.com within this period. After 30 days, uncollected items will be donated to charity or disposed of. Cologne Calling GbR accepts no liability for lost, stolen, or uncollected property.
ℹ️ We recommend that participants do not bring valuables to the event floor. The organiser does not operate a staffed cloakroom and cannot guarantee the security of unattended personal belongings.
11.6 Waiting List
If a ticket category is fully booked or a registration is placed on the waiting list due to role balance (see §3.1), participants on the waiting list will be notified by email if a place becomes available. They will be given a defined period to confirm and complete payment, after which the place will be offered to the next person on the list. Being on the waiting list does not constitute a booking or guarantee of a place at the Event.
12. Photography, Video & Copyright
The organiser informs participants that photo and video recordings will be made during the Event for event documentation and promotional purposes. This processing is carried out on the basis of legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR), as the publication of event imagery is a customary and proportionate practice for events of this nature.
Images, films, and compilations featuring any persons present (participants, visitors, artists, etc.) may be published and used for promotional purposes — including on the Event website, social media, brochures, and press releases — for the current year and all future years. Such material may also be used for commercial purposes by Cologne Calling GbR, including the resale of image rights.
Participants have the right to object to the use of recordings in which they are identifiably featured by contacting info@colognecallingwcs.com. Where an objection is legitimate and the use of the recording is not overridden by a compelling interest of the organiser, the recording will not be published or will be removed from existing publications where technically feasible. Requests regarding already-published material will be handled in accordance with applicable data protection law.
Personal recordings (photo and video) by participants are subject to the following restrictions:
- Personal recordings are permitted during parties and social dancing, provided participants respect the privacy of others and do not photograph or film individuals who have clearly indicated they do not wish to be recorded.
- During workshops, personal recordings (photo or video) are only permitted during the last five minutes of each workshop session.
- Full-length audio or video recordings of lessons, workshops, or competitions are not permitted without explicit written permission from the organiser.
- A fee of €300 will be charged for each violation of the workshop recording restriction. The organiser reserves the right to demand the deletion of existing recordings. Repeated violations may result in exclusion from the Event.
All rights to official photo and video material remain with Cologne Calling GbR or with the original rights holders.
13. Liability
Participation in all programme components — including workshops, parties, competitions, and supporting events — is at the participant's own risk. West Coast Swing dancing involves physical activity and carries an inherent risk of injury. Each participant is responsible for assessing their own physical condition and dancing within their capabilities. By registering, participants acknowledge this risk.
Cologne Calling GbR accepts no liability for loss, theft, or damage to participants' personal property or valuables at the event venue or surroundings.
Liability for damages (other than personal injury):
Cologne Calling GbR is only liable for financial or property damages if they result from intentional misconduct (Vorsatz) or gross negligence (grobe Fahrlässigkeit) by the organiser, its legal representatives, or vicarious agents, or from the breach of an essential contractual obligation (Kardinalpflicht). Essential contractual obligations are those whose fulfilment is fundamental to the proper execution of the contract and on which participants may reasonably rely — such as actually holding the Event, providing a safe venue, and honouring ticket entitlements.
Where liability for breach of an essential contractual obligation applies, it is limited to compensation for typically foreseeable, direct average damages. Liability for indirect or consequential losses — including travel costs, accommodation expenses, or loss of earnings — is excluded, unless mandatory statutory provisions require otherwise.
In any case, total liability per participant for any claim arising from participation in the Event is capped at the amount of the event fee actually paid by that participant, except where mandatory statutory liability applies.
Liability for personal injury:
Nothing in these Terms limits or excludes Cologne Calling GbR's liability for personal injury (including death) caused by negligent or intentional conduct of the organiser, its legal representatives, or vicarious agents, as required by §§ 276, 278, 309 No. 7 BGB and applicable mandatory law. Participants' statutory rights in this regard remain fully intact.
No guarantee is given for the achievement of any specific learning outcome from workshops or instruction.
14. Data Protection
Cologne Calling GbR processes personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable German data protection law (BDSG). All information regarding data processing, legal bases, retention periods, third-party recipients, and participant rights is set out in full in our Privacy Policy:
https://www.colognecallingwcs.com/privacy
15. Miscellaneous
15.1 Written Form
Where these Terms require a communication to be in writing, sending an email to info@colognecallingwcs.com satisfies this requirement.
15.2 Severability
Should any provision of these Terms and Conditions be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall not be affected. The invalid provision shall be replaced by a valid provision that most closely reflects the economic intent of the original.
15.3 Changes to These Terms
Cologne Calling GbR reserves the right to amend these Terms and Conditions. The version in force at the time of booking shall apply to that booking.
16. Governing Law & Jurisdiction
All legal relationships arising from registration and participation in Cologne Calling events are governed exclusively by German law, excluding the provisions of private international law and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
The place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with these Terms is Cologne, Germany, to the extent permitted by law.
Consumer protection note: Where a participant qualifies as a consumer (Verbraucher) under German law and is habitually resident in another EU member state, the mandatory consumer protection provisions of that member state's law continue to apply and are not affected by the choice of German law above, in accordance with Art. 6 of Regulation (EC) No 593/2008 (Rome I).
Language note: The legally binding version of these Terms and Conditions is the German-language version. This English text is provided as a courtesy translation only. In the event of any conflict or ambiguity between the German and English versions, the German version shall prevail.
GERMAN VERSION
1. Veranstalter
Die Veranstaltung „Cologne Calling" (nachfolgend „die Veranstaltung") wird organisiert von:
Cologne Calling GbR
Förster Sons-Straße 1
42799 Leichlingen, Deutschland
info@colognecallingwcs.com
Tel: +49 172 2917195
Sämtliche Ansprüche und Anfragen sind ausschließlich an den Veranstalter unter der oben genannten Adresse zu richten.
2. Präambel / Geltungsbereich
Mit dem Kauf eines Tickets oder der Durchführung einer Anmeldung für Cologne Calling erkennt der Teilnehmer diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen in vollem Umfang an. Diese AGB gelten für alle Ticketkategorien und Anmeldungen zur Veranstaltung.
Die Veranstaltungsangebote auf der Website von Cologne Calling stellen kein rechtlich bindendes Angebot im Sinne der §§ 145 ff. BGB dar, sondern lediglich einen Online-Katalog. Ein verbindlicher Vertrag kommt erst mit der schriftlichen Buchungsbestätigung oder der Ausstellung von Tickets durch die Cologne Calling GbR per E-Mail zustande.
3. Tickets & Anmeldung
3.1 Anmeldeprozess
Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Ist eine Teilnahme aufgrund einer Überbuchung nicht möglich, werden die betroffenen Personen umgehend benachrichtigt und bereits geleistete Zahlungen vollständig erstattet.
Um ein gutes Gleichgewicht zwischen Leadern und Followern zu gewährleisten, verwaltet der Veranstalter aktiv das Verhältnis der Anmeldungen je Rolle. Ist die Veranstaltung in der angemeldeten Rolle ausgebucht oder würde die Anmeldung ein unzumutbares Ungleichgewicht im Leader/Follower-Verhältnis erzeugen, kann die Anmeldung auf die Warteliste gesetzt werden anstatt bestätigt zu werden. Eine Aufnahme auf die Warteliste stellt keine verbindliche Buchung dar und garantiert keine Zulassung zur Veranstaltung.
Sämtliche Anmeldefristen sind einzuhalten. Sofern nach Ablauf der Vorverkaufsfrist noch Tickets verfügbar sind, können diese an der Abendkasse erworben werden, solange der Vorrat reicht.
Mündliche Absprachen sind unverbindlich, sofern sie nicht schriftlich per E-Mail bestätigt wurden.
3.2 Zahlung
Nach der Buchung erhalten Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Verweis auf ihr danceapp.net-Konto, in dem alle Zahlungsdetails hinterlegt sind. Die Zahlung muss innerhalb von 14 Tagen nach der Buchungsbestätigung erfolgen. Die Anmeldung gilt erst nach vollständigem Zahlungseingang als bestätigt, was durch eine Zahlungsbestätigung im danceapp.net-Konto des Teilnehmers angezeigt wird.
Die Zahlung kann per Banküberweisung oder über Stripe (Kredit-/Debitkarte) erfolgen. Bei internationalen Banküberweisungen gehen anfallende Bankgebühren zulasten des Teilnehmers. Stripe-Transaktionsgebühren gehen, soweit anfallend, ebenfalls zulasten des Teilnehmers.
Bei Nichtzahlung innerhalb der Zahlungsfrist behält sich die Cologne Calling GbR das Recht vor, die Anmeldung zu stornieren. Die Zahlungspflicht der angemeldeten Person entfällt im Falle einer solchen Stornierung nicht.
Tickets und Gutscheine werden erst nach vollständigem Zahlungseingang ausgestellt.
3.3 Ausschluss des gesetzlichen Widerrufsrechts
Gemäß § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht für Verträge über Freizeitdienstleistungen, wenn der Vertrag einen bestimmten Termin oder Zeitraum für die Erbringung der Dienstleistung vorsieht.
Cologne Calling ist eine Freizeitveranstaltung mit festem Datum. Für den Kauf von Tickets besteht daher kein Widerrufsrecht. Mit Bestätigung der Buchung ist der Teilnehmer an den Vertrag gebunden; es gilt die Erstattungsregelung gemäß §5 dieser AGB.
ℹ️ Diese Ausnahme ist im EU-Recht verankert (Art. 16 lit. l der Richtlinie 2011/83/EU) und in deutsches Recht durch § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB umgesetzt. Sie ist für alle Veranstaltungen mit festem Datum – einschließlich Konzerte, Festivals und Sportveranstaltungen – üblich. Die Rechte des Teilnehmers gemäß §5 dieser AGB bleiben unberührt.
3.4 Rechnungsstellung
Sofern eine Rechnung oder besondere Anforderungen an die Rechnungsstellung gewünscht werden, ist dies zum Zeitpunkt der Anmeldung mitzuteilen.
4. Ticketkategorien & Rollen
Tickets werden für bestimmte Rollen und Kategorien ausgestellt. Es gelten folgende Rollendefinitionen:
- Leader Pass: gültig für Teilnehmer, die als Leader angemeldet sind.
- Follower Pass: gültig für Teilnehmer, die als Follower angemeldet sind.
- Joker Pass: gültig für Teilnehmer, die beide Rollen tanzen können, vorbehaltlich der Verfügbarkeit und des aktuellen Rollengleichgewichts.
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, das Verhältnis von Leadern zu Followern über alle Ticketkategorien hinweg zu steuern, um eine ausgewogene Veranstaltungserfahrung zu gewährleisten. Eine Anmeldung in einer bestimmten Kategorie kann abgelehnt oder auf die Warteliste gesetzt werden, wenn die betreffende Kategorie ausgebucht ist.
5. Erstattungsregelung
5.1 Stornierung durch den Teilnehmer
Ihre Anmeldung ist verbindlich. Wenn Sie jedoch nicht teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, schriftlich zu stornieren und eine Teilerstattung gemäß folgender Staffelung zu erhalten. Die Erstattungsstufen spiegeln die mit Annäherung an die Veranstaltung zunehmenden Kosten und Verpflichtungen des Veranstalters wider.
- Stornierung bis einschließlich 14. Oktober 2026: Es werden 75 % des gezahlten Ticketpreises erstattet. Zu diesem Zeitpunkt kann der Veranstalter Ihren Platz realistischerweise noch neu besetzen.
- Stornierung bis einschließlich 14. Dezember 2026: Es werden 50 % des gezahlten Ticketpreises erstattet. Zu diesem Zeitpunkt sind Planung und Lieferantenverpflichtungen bereits weitgehend festgelegt.
- Stornierung nach dem 14. Dezember 2026: Eine Erstattung ist nicht möglich. Zu diesem Zeitpunkt sind die Kosten vollständig gebunden und eine Neubelegung Ihres Platzes ist unwahrscheinlich.
Alle Stornierungen sind schriftlich einzureichen (per E-Mail an info@colognecallingwcs.com oder per Post an die oben genannte Adresse). Der Zeitpunkt des Eingangs der schriftlichen Stornierung bei der Cologne Calling GbR ist maßgeblich für die anzuwendende Erstattungsstufe. Erstattungen werden innerhalb von 30 Tagen nach Bestätigung der Stornierung bearbeitet.
ℹ️ Rabatte aus Gewinnspielen, Partneraktionen oder ähnlichen Promotionen werden bei der Berechnung des Erstattungsbetrags nicht berücksichtigt — der Erstattungsprozentsatz bezieht sich auf den tatsächlich gezahlten Betrag. Monetäre Gutscheine (z. B. im Voraus erworbene Geschenkgutscheine) werden zu ihrem bezahlten Wert angerechnet. FreePasses, die zum Nulltarif eingelöst wurden, führen zu einer Erstattung von null Euro.
5.2 Nichterscheinen
Erscheint ein Teilnehmer nicht zur Veranstaltung und hat er zuvor keine schriftliche Stornierung eingereicht, erfolgt keine Erstattung. Die Stornofristen und Erstattungsstufen gemäß §5.1 gelten ausschließlich für schriftliche Stornierungen, die vor der Veranstaltung eingehen.
Eine Teilnahme an nur einem Teil der Veranstaltung berechtigt nicht zu einer anteiligen Erstattung (z. B. berechtigt eine Anreise erst am Samstag nicht zur Erstattung eines Freitag-Tickets).
Umfasst eine einzelne Buchung mehrere Personen und werden nur ein Teil der Tickets nicht abgeholt, erfolgt für den nicht abgeholten Anteil eine Erstattung von 75 %, sofern für diesen Anteil eine schriftliche Stornierung gemäß den Fristen in §5.1 eingereicht wurde.
5.3 Kein Erstattungsanspruch bei Programmänderungen
Bei Änderungen am Lehrteam, einzelnen Workshop-Inhalten, Künstlern oder dem Rahmenprogramm — einschließlich Absagen aufgrund von Krankheit, Reiseunterbrechungen oder anderen Umständen, die Lehrkräfte oder Künstler betreffen — besteht kein Anspruch auf Erstattung.
6. Ticketübertragung
Wenn Sie ein Ticket erworben haben, aber nicht teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Ticket kostenlos auf eine andere Person zu übertragen, vorbehaltlich folgender Bedingungen:
- Übertragungsanfragen sind per E-Mail an info@colognecallingwcs.com einzureichen und bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung der Cologne Calling GbR.
- Anfragen müssen mindestens 7 Tage vor dem ersten Veranstaltungstag eingereicht werden.
- Die Anfrage muss den vollständigen Namen und die Kontaktdaten sowohl der übertragenden als auch der empfangenden Person enthalten, sowie die Rolle (Leader / Follower / Joker), das Workshop-Level, die WSDC-Nummer (falls vorhanden) und das Wohnsitzland der empfangenden Person.
- Follower Passes können auf einen anderen Follower oder auf einen Leader übertragen werden.
- Leader Passes können nur auf einen anderen Leader übertragen werden.
- Joker Passes können nur auf einen Leader oder einen anderen Joker-Teilnehmer übertragen werden.
- Alle Übertragungen unterliegen dem aktuellen Anmeldegleichgewicht. Eine Übertragung kann abgelehnt werden, wenn sie ein Ungleichgewicht im Leader/Follower-Verhältnis erzeugen würde.
- FreePasses können nicht übertragen werden.
- Wettbewerbsanmeldungen, sofern im Ticket enthalten, werden mit dem Ticket übertragen. Werden sie vom neuen Teilnehmer nicht genutzt, verfallen sie ohne Erstattung.
Die Cologne Calling GbR bestätigt genehmigte Übertragungen per E-Mail. Bis zum Eingang der Bestätigung bleibt die ursprüngliche Anmeldung in Kraft.
7. FreePasses & Gutscheine
FreePasses, die durch Wettbewerbe gewonnen wurden, sind ausschließlich in dem Jahr gültig, in dem sie ausgestellt wurden, und müssen bis zur auf der Veranstaltungswebsite veröffentlichten Anmeldefrist des jeweiligen Jahres eingelöst werden. Nach diesem Datum kann keine Verfügbarkeit mehr garantiert werden.
Alle Rabatte (einschließlich FreePasses, Aktionscodes und Partnerrabatte) sind zum Zeitpunkt der Anmeldung anzugeben. Rabatte können nachträglich nicht mehr berücksichtigt werden.
Für verlorene, nicht genutzte oder abgelaufene FreePasses oder Gutscheine wird kein Ersatz oder keine Erstattung gewährt.
8. Veranstaltungsabsage & Programmänderungen
8.1 Absage durch den Veranstalter
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Veranstaltung bei unzureichender Teilnehmerzahl oder höherer Gewalt abzusagen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Feuer, Naturkatastrophen, behördliche Anordnungen im Zusammenhang mit einer Pandemie oder andere Umstände, die außerhalb der zumutbaren Kontrolle des Veranstalters liegen).
Im Falle einer vollständigen Absage durch den Veranstalter wird den Ticketinhabern der Nennwert ihres Tickets innerhalb von 60 Tagen nach dem ursprünglich geplanten Veranstaltungsende erstattet. Weitergehende Ansprüche — einschließlich Kosten für Reise, Unterkunft oder Vorverkaufsgebühren — können nicht gegen den Veranstalter geltend gemacht werden.
8.2 Teilabsage
Sollten einzelne Teile der Veranstaltung abgesagt werden — beispielsweise wenn eine bestimmte Abendparty aufgrund behördlicher Gesundheitsanordnungen, Veranstaltungsortbeschränkungen oder anderer zwingender Umstände entfallen muss — erhalten die Teilnehmer eine anteilige Erstattung, die dem fairen Wert des entfallenen Programmteils im Verhältnis zum Gesamtticketpreis entspricht.
Die Absage einzelner Programmteile (z. B. eines Abendereignisses von mehreren) berechtigt die Teilnehmer nicht zum Rücktritt von ihrer Buchung insgesamt, sofern die Veranstaltung im Übrigen planmäßig stattfindet. Die Teilnehmer bleiben für die stattfindenden Teile der Veranstaltung an ihre Buchung gebunden.
8.3 Programmänderungen
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Änderungen am Veranstaltungsprogramm vorzunehmen, einschließlich Änderungen bei Lehrkräften, Künstlern, Workshops und Rahmenprogramm. In begründeten Fällen kann der Veranstalter Ersatzlehrkräfte oder Ersatzkünstler einsetzen. Derartige Änderungen begründen keinen Anspruch auf vollständige oder teilweise Erstattung.
8.4 Verschiebung oder Zusammenlegung
Kann die Veranstaltung nicht wie geplant stattfinden — beispielsweise weil die für einen wirtschaftlichen Betrieb erforderliche Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wurde — behält sich der Veranstalter das Recht vor, die Veranstaltung auf einen späteren Termin zu verschieben oder mit einer anderen West Coast Swing-Veranstaltung zusammenzulegen. Die Teilnehmer werden so früh wie möglich informiert.
In diesen Fällen haben Teilnehmer, die nicht in der Lage oder nicht bereit sind, am neuen Termin oder bei der zusammengelegten Veranstaltung teilzunehmen, das Recht, vom Vertrag zurückzutreten, und erhalten eine vollständige Erstattung des bezahlten Ticketpreises. Für bereits entstandene Kosten des Teilnehmers — wie Reisebuchungen, Unterkunft oder ähnliche Ausgaben — wird jedoch keine Entschädigung geleistet, es sei denn, diese Kosten sind unmittelbar auf grobe Fahrlässigkeit der Cologne Calling GbR zurückzuführen.
9. Unterkunft
Cologne Calling findet im Hotel Leonardo, Köln, statt. Zimmerbuchungen erfolgen direkt zwischen den Teilnehmern und dem Hotel und stellen einen gesonderten Vertrag dar, an dem die Cologne Calling GbR nicht beteiligt ist.
Die Cologne Calling GbR garantiert keine Verfügbarkeit von Zimmern im Veranstaltungshotel. Die Zimmerverfügbarkeit ist begrenzt und wird nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, wird zuerst bedient" vergeben. Ein Veranstaltungsticket stellt keine Hotelzimmerreservierung oder Unterkunftsgarantie dar.
Die Teilnehmer sind für die Organisation ihrer eigenen Unterkunft verantwortlich. Die Cologne Calling GbR haftet nicht für die Nichtverfügbarkeit von Zimmern im Veranstaltungshotel oder für dadurch entstandene Kosten. Wir empfehlen eine frühzeitige Buchung.
10. Ticketabholung & Armbänder
Alle Tickets werden ausschließlich an der Vor-Ort-Check-in-Station gegen Vorlage eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises (z. B. Reisepass, Personalausweis oder Führerschein) ausgegeben. Die Check-in-Öffnungszeiten werden auf der Veranstaltungswebsite bekannt gegeben.
Eintrittsberechtingungen werden in Form von Armbändern ausgegeben. Die Armbänder sind während der gesamten Veranstaltung am Handgelenk zu tragen und auf Verlangen vorzuzeigen. Sie müssen so am Handgelenk befestigt werden, dass sie nicht über den Handballen gezogen werden können.
Sobald ein Armband abgenommen oder durchgeschnitten wurde, verliert es seine Gültigkeit. Wird ein Armband durch normalen Gebrauch während der Veranstaltung beschädigt oder funktionsuntüchtig, wird gegen Vorlage des beschädigten Originals an der Check-in-Station ein Ersatzarmband ausgestellt. Ohne Vorlage des beschädigten Originals wird kein Ersatz gewährt.
Eintrittsberechtingungen (Armbänder) dürfen nicht kopiert, verändert oder missbräuchlich verwendet werden. Mit der Nutzung der Eintrittsberechtigung erklärt der Teilnehmer ausdrücklich sein Einverständnis mit der Hausordnung des Veranstaltungsorts.
11. Veranstaltungsregeln & Verhalten
11.1 Allgemeine Regeln
- Teilnehmer müssen ihr Armband jederzeit tragen und beim Einlass zu Workshops, Partys und anderen Programmpunkten vorzeigen.
- Teilnehmer müssen die Entscheidungen der Lehrkräfte und des Veranstalters während der Veranstaltung — insbesondere bei Auditions und Rollenbewertungen — akzeptieren.
- In den Veranstaltungsräumen ist das Rauchen grundsätzlich nicht gestattet.
- Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmer, die sichtbar und erheblich alkoholisiert sind, ohne Erstattung von der Veranstaltung oder Teilen davon auszuschließen.
- Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmer ohne Erstattung von der Veranstaltung auszuschließen, wenn sie gegen diese AGB, die Hausordnung des Veranstaltungsorts oder die berechtigten Anweisungen des Veranstaltungspersonals verstoßen.
11.2 Gesundheit & Krankheit
Teilnehmer werden gebeten, nicht an der Veranstaltung teilzunehmen, wenn sie Symptome einer ansteckenden Krankheit aufweisen (wie Fieber, Atemwegsinfektionen oder Magen-Darm-Erkrankungen). Mit der Teilnahme bestätigen die Teilnehmer, dass ihnen keine Infektion mit einer ansteckenden Krankheit bekannt ist, die andere Teilnehmer gefährden könnte.
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmern, deren Zustand ein erkennbares Gesundheitsrisiko für andere darstellt, den Zutritt zu verweigern oder sie von der Veranstaltung auszuschließen, ohne zur Erstattung des Ticketpreises verpflichtet zu sein.
ℹ️ Diese Klausel soll Teilnehmer mit vorbestehenden Erkrankungen, die nicht mit ansteckenden Krankheiten zusammenhängen, nicht von der Teilnahme abhalten. Sie gilt ausschließlich für akute Infektionskrankheiten und dient dem Schutz aller Teilnehmer und Mitarbeiter.
11.3 Minderjährige Teilnehmer
Teilnehmer unter 18 Jahren müssen nach Mitternacht von einem Erziehungsberechtigten begleitet werden. Bitte geben Sie den Namen Ihres Erziehungsberechtigten beim Check-in an.
11.4 Verhalten im Hotelbereich
Da die Veranstaltung im Hotel Leonardo stattfindet, sind die Teilnehmer angehalten, die Hausordnung des Hotels zu respektieren und sich in allen gemeinsamen Hotelbereichen jederzeit angemessen zu verhalten. Die Cologne Calling GbR ist nicht Partei eines Vertrags zwischen Teilnehmern und dem Hotel und übernimmt keine Haftung für Folgen, die sich aus dem Verhalten eines Teilnehmers gegenüber dem Hotel ergeben — einschließlich Lärmbelästigungen, Sachschäden am Hoteleigentum oder einer Verweisung vom Hotelgelände.
11.5 Fundbüro
Am Veranstaltungsort zurückgelassene Gegenstände werden 30 Tage nach dem letzten Veranstaltungstag aufbewahrt. Anfragen zu verlorenen Gegenständen können innerhalb dieses Zeitraums an info@colognecallingwcs.com gerichtet werden. Nach Ablauf von 30 Tagen werden nicht abgeholte Gegenstände gespendet oder entsorgt. Die Cologne Calling GbR übernimmt keine Haftung für verlorene, gestohlene oder nicht abgeholte Gegenstände.
ℹ️ Wir empfehlen, keine Wertsachen auf die Tanzfläche mitzunehmen. Der Veranstalter betreibt keine Garderobe mit Personal und kann die Sicherheit von unbeaufsichtigtem persönlichem Eigentum nicht gewährleisten.
11.6 Warteliste
Ist eine Ticketkategorie ausgebucht oder wird eine Anmeldung aufgrund des Rollengleichgewichts auf die Warteliste gesetzt (siehe §3.1), werden die Teilnehmer auf der Warteliste per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Platz verfügbar wird. Sie erhalten dann einen definierten Zeitraum, um die Teilnahme zu bestätigen und die Zahlung abzuschließen, bevor der Platz der nächsten Person auf der Warteliste angeboten wird. Eine Aufnahme auf die Warteliste stellt keine Buchung dar und garantiert keinen Platz bei der Veranstaltung.
12. Fotografie, Video & Urheberrecht
Der Veranstalter weist darauf hin, dass im Rahmen der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen zu Dokumentations- und Werbezwecken angefertigt werden. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da die Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos eine übliche und verhältnismäßige Praxis für Veranstaltungen dieser Art darstellt.
Bilder, Filme und Zusammenschnitte, auf denen anwesende Personen (Teilnehmer, Besucher, Künstler usw.) zu sehen sind, können veröffentlicht und für Werbezwecke genutzt werden — einschließlich auf der Veranstaltungswebsite, in sozialen Medien, Broschüren und Pressemitteilungen — für das aktuelle und alle Folgejahre. Dieses Material kann von der Cologne Calling GbR auch für kommerzielle Zwecke genutzt werden, einschließlich des Weiterverkaufs von Bildrechten.
Teilnehmer haben das Recht, der Verwendung von Aufnahmen, auf denen sie erkennbar abgebildet sind, durch Kontaktaufnahme mit info@colognecallingwcs.com zu widersprechen. Ist ein Widerspruch berechtigt und überwiegt kein zwingender Interessengrund des Veranstalters, wird die Aufnahme nicht veröffentlicht oder, soweit technisch möglich, aus bestehenden Veröffentlichungen entfernt. Anfragen zu bereits veröffentlichtem Material werden gemäß dem anwendbaren Datenschutzrecht bearbeitet.
Für persönliche Aufnahmen (Foto und Video) durch Teilnehmer gelten folgende Einschränkungen:
- Persönliche Aufnahmen sind bei Partys und beim Social Dancing gestattet, sofern die Teilnehmer die Privatsphäre anderer respektieren und Personen, die erkennbar keine Aufnahmen wünschen, nicht fotografieren oder filmen.
- Während der Workshops sind persönliche Aufnahmen (Foto oder Video) ausschließlich in den letzten fünf Minuten jeder Workshop-Einheit gestattet.
- Vollständige Audio- oder Videoaufnahmen von Unterrichtseinheiten, Workshops oder Wettbewerben sind ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Veranstalters nicht zulässig.
- Für jeden Verstoß gegen die Workshop-Aufnahmeeinschränkung wird eine Gebühr von 300 € erhoben. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Löschung bereits erstellter Aufnahmen zu verlangen. Bei wiederholten Verstößen kann ein Teilnehmer von der Veranstaltung ausgeschlossen werden.
Alle Rechte am offiziellen Foto- und Videomaterial verbleiben bei der Cologne Calling GbR oder den ursprünglichen Rechteinhabern.
13. Haftung
Die Teilnahme an allen Programmpunkten — einschließlich Workshops, Partys, Wettbewerben und Rahmenprogramm — erfolgt auf eigene Gefahr des Teilnehmers. West Coast Swing ist eine körperliche Aktivität und birgt ein inhärentes Verletzungsrisiko. Jeder Teilnehmer ist selbst dafür verantwortlich, seinen körperlichen Zustand einzuschätzen und entsprechend seiner Fähigkeiten zu tanzen. Mit der Anmeldung erkennen die Teilnehmer dieses Risiko ausdrücklich an.
Die Cologne Calling GbR übernimmt keine Haftung für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von persönlichem Eigentum oder Wertsachen der Teilnehmer am Veranstaltungsort oder in dessen Umgebung.
Haftung für Sach- und Vermögensschäden (außer Personenschäden):
Die Cologne Calling GbR haftet für Sach- und Vermögensschäden nur, wenn diese auf vorsätzlichem Fehlverhalten (Vorsatz) oder grober Fahrlässigkeit des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen oder auf der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf — wie etwa die tatsächliche Durchführung der Veranstaltung, die Bereitstellung eines sicheren Veranstaltungsorts und die Einhaltung der Ticketansprüche.
Bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den Ersatz des typischerweise vorhersehbaren, unmittelbaren Durchschnittsschadens begrenzt. Die Haftung für mittelbare Schäden oder Folgeschäden — einschließlich Reisekosten, Unterkunftskosten oder entgangenem Verdienst — ist ausgeschlossen, sofern keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften etwas anderes verlangen.
In jedem Fall ist die Gesamthaftung gegenüber einem Teilnehmer für sämtliche Ansprüche aus der Teilnahme an der Veranstaltung auf den vom jeweiligen Teilnehmer tatsächlich gezahlten Veranstaltungsbeitrag begrenzt, soweit keine zwingende gesetzliche Haftung eingreift.
Haftung für Personenschäden:
Nichts in diesen AGB schränkt die Haftung der Cologne Calling GbR für Personenschäden (einschließlich Tod) ein oder schließt sie aus, die durch fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht werden, wie es §§ 276, 278, 309 Nr. 7 BGB und dem anwendbaren zwingenden Recht entspricht. Die gesetzlichen Rechte der Teilnehmer bleiben in vollem Umfang erhalten.
Für das Erreichen eines bestimmten Lernerfolgs aus Workshops oder Unterrichtseinheiten wird keine Gewähr übernommen.
14. Datenschutz
Die Cologne Calling GbR verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem anwendbaren deutschen Datenschutzrecht (BDSG). Alle Informationen zur Datenverarbeitung, zu den Rechtsgrundlagen, Speicherfristen, Empfängern und den Rechten der Teilnehmer sind vollständig in unserer Datenschutzerklärung dargelegt:
https://www.colognecallingwcs.com/privacy
15. Sonstiges
15.1 Schriftform
Soweit diese AGB eine schriftliche Kommunikation verlangen, genügt die Übersendung einer E-Mail an info@colognecallingwcs.com diesem Erfordernis.
15.2 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder anfechtbar sein oder werden, so bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.
15.3 Änderungen dieser AGB
Die Cologne Calling GbR behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern. Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung gültigen AGB.
16. Anwendbares Recht & Gerichtsstand
Alle Rechtsbeziehungen, die sich aus der Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen der Cologne Calling entstehen, unterliegen ausschließlich deutschem Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts (CISG).
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Köln, soweit gesetzlich zulässig.
Hinweis zum Verbraucherschutz: Sofern ein Teilnehmer als Verbraucher im Sinne des deutschen Rechts gilt und seinen gewöhnlichen Aufenthalt in einem anderen EU-Mitgliedstaat hat, bleiben die zwingenden verbraucherschutzrechtlichen Bestimmungen des Rechts dieses Mitgliedstaats anwendbar und werden durch die vorstehende Rechtswahl nicht berührt, gemäß Art. 6 der Verordnung (EG) Nr. 593/2008 (Rom I).
Sprachhinweis: Die rechtsverbindliche Fassung dieser AGB ist die deutschsprachige Version. Der englische Text dient ausschließlich als Übersetzungshilfe. Im Falle von Widersprüchen oder Unklarheiten zwischen der deutschen und der englischen Fassung ist die deutsche Fassung maßgeblich.
